Выбор правильного места для конференции может повлиять на успех или ухудшить эффект события. От этого также зависит бюджет и тон всей конференции. Детали - такие как дата события - зависят от выбранного вами места, поэтому важно подойти к выбору осознанно.

Что нужно учесть при выборе?

Для удобства можно использовать поисковые системы для просмотра лучших конференц-залов: сравните предложения по нужным параметрам. Это также прекрасный способ открыть для себя уникальные места, гостиницы и конференц-залы. Если вы нашли идеальное место для проведения конференции, стоит спросить, сможете ли вы получить меньшую цену в обмен на многолетний контракт. Гибкость в день события также может помочь вам договориться о скидке, поскольку некоторые дни недели обычно стоят дешевле. Не бойтесь договариваться!

Максимально увеличивайте посещения конференции, выбирая удобное месторасположение. Спросите о сочетании с общественным транспортом, вокзалы и близлежащие отели. Для многих участников, решили попасть на встречу, важна также услуга парковки автомобиля. Вы можете предоставить дополнительные возможности для улучшения своей встречи, если рестораны и другие достопримечательности в районе будут открыты до и после мероприятия.

Часто конференц зал ціна есть в гостиницах - просторных заведениях, которые предлагают большое количество коек в очень комфортных номерах. Поэтому вы можете организовать там многодневные мероприятия. Обычно в домах отдыха довольно большое предложение развлечений после тренинга, которые объединяют команду и помогают участникам расслабиться. Следствием этого является более эффективная работа, а также повышение доверия сотрудников друг к другу.

Некоторые конференц-залы отличаются традиционными архитектурными решениями, которые, однако, не исключают внедрение современных технологий. Люди, которые проводят встречи в конференц-залах и учебных заведениях будут рады, если иметь в своем распоряжении новое оборудование, которое повышает репутацию не только места, но и самого события.

Функциональное оборудование конференц-зала

Убедитесь, что участники удобные кресла в учебной зале, а также место для отдыха во время перерывов. Не выбирайте залы в театральном стиле, если участникам нужно делать заметки или пользоваться ноутбуками. Так же слишком большой конференц-зал создаст впечатление того, что половина участников не появилась.

Забронируйте место, где вы найдете все удобства, необходимые для этого события. Сюда входит:

- аудиотехника;
- микрофоны;
- проектор;
- кухонное оборудование;
- пандусы и т.п.

Запомните параметры конфигурации, обращая внимание на зону отдыха. Узнайте, можете ли вы использовать дополнительные помещения и выставочную зону или заказать кейтеринг, если это необходимо. Если в отеле питания на месте, спросите, может ли меню включать диетические блюда.

В день конференции у вас будет много мыслей, поэтому стоит убедиться, что вы получите достаточную поддержку персонала и необходимый уровень безопасности. Также поинтересуйтесь, будет ли там координатор событий, который поможет вам решить любые проблемы. Следует проверить, что техническая поддержка доступна на конференции, чтобы презентации проходили бесперебойно и участникам не пришлось блуждать в поиске сетей Wi-Fi.

Мы знаем, что организация конференций - настоящий подвиг, правильная реализация которого требует много размышлений и сбора данных. Независимо от того, планируете ли вы симпозиум или бизнес-семинар, список лучших мест проведения конференции облегчит планирование следующего мероприятия.